««  شرح وظایف  »»

• ثبت و نظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری
• بازبینی و کنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی
• ثبت و نظارت و تفکیک و توزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها و پیگیری آن
• ثبت و نظارت بر مکاتبات داخلی
• ثبت و نظارت بر حفظ و نگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط و مقررات به شکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی
• طبقه بندی و کدگذاری و بایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه و احتیاجات مرکز خدمات آموزشی (درصورت فیزیکی بودن مکاتبات)
• پست و دریافت مراسلات پستی (دانشنامه، ریزنمرات، گواهی موقت و ...)
• ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات و تحویل آن درقبال اخذ رسید
• ثبت و نظارت مکاتبات و فرم های داخلی در دفتر اندیکاتور (داخلی)
• ارسال و پیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط
• دریافت مکاتبات و سایر امور مربوط به امور مالی حسب مورد
• تهیه گزارش های لازم و سایر امور محوله
• پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی
• نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به‌ موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
• آشنایی با رایانه، مهارت های امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی
• حفظ و نگهداری از تجهیزات و اموال تحت اختیار مربوطه و استفاده بهینه و صحیح از آنها مانند کامپیوتر ، پرینتر ، اسکنر و .....

««  شرح وظایف  »»

• دریافت دستور کار و برنامه از مافوق
• تفکیک نامه ها، بایگانی به همراه اسناد، اوراق، مدارک (شامل: بایگانی فیزیکی و بایگانی تصویری )
• انجام پرینت و کپی لازم جهت بایگانی فیزیکی و راکد
• حفظ و نگهداری پرونده ها   
• تشکیل زونکن، لیبل گذاری و درج اسامی برای پرونده های راکد
• ضبط و جایگزینی اوراق مربوط در پرونده ها
• طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی مستندات آن ها
• تشکیل پرونده های پایان یافته با اجازه سرپرست مربوطه و ارسال به بایگانی راکد
• ضبط و نگهداری به ترتیب هر یک از زونکن ها و تهیه و تعیین فهرست، اسم و شماره برای هر یک از پرونده ها
• تشکیل پرونده برای پرسنل و اعضای هیئت علمی جدید(فرآیند کامل یک تشکیل پرونده تا رسیدن به قفسه بایگانی مربوطه)
• تعویض و یا مرمت پرونده های فرسوده و یا آسیب دیده دوره های گذشته
• انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزی و غیره
•  استفاده از فن آوری نوین اطلاعات درانجام امور بایگانی به منظور افزایش بهره وری کار